企业文件管理隐私权政策
更新日期：2024年8月1日
生效日期：2024年8月15日
提示条款：
企业文件管理是为使用阿里云企业文件管理的企业/组织提供的配套的员工手机终端软件/Web 端应用，并非独立的服务。阿里云企业文件管理的服务提供者阿里云计算有限公司（或简称“我们”）制定本《隐私政策》（下称“本政策”）并提醒您：
在使用企业文件管理前，请您务必仔细阅读并透彻理解本政策，在确认充分理解并同意后使用企业文件管理。一旦您开始使用企业文件管理，即表示您已充分理解并同意本政策。
本隐私政策将帮助您了解以下内容：
一、定义
二、我们如何收集和使用您的个人信息
三、数据使用过程中涉及的合作方及转移、公开个人信息
四、信息的存储
五、如何管理您的信息
六、本政策如何更新
七、如何联系我们
一、 定义
1、企业文件管理服务提供者：是指研发并提供阿里云企业文件管理的法律主体阿里云计算有限公司，以下简称“企业文件管理”或者“我们”。
2、企业/组织用户：使用阿里云企业文件管理的企业/组织。
3、用户：是指使用了阿里云企业文件管理的企业的员工，以下称“您”。
4、个人信息：指以电子或者其他方式记录的能够单独或者与其他信息结合识别特定自然人身份或者反映特定自然人活动情况的各种信息。
5、设备信息：包括硬件型号、硬件序列号、软件列表、应用安装列表、软件安装列表、唯一设备识别码IMEI、设备MAC地址、SIM卡IMSI信息、Android ID、MEID、OpenUDID、GUID、蓝牙信息、广播组件通讯信息、ICCID、运营商信息、传感器（陀螺仪、重力传感器、加速度传感器、环境传感器、光学心率传感器）、剪切板。以产品实际采集情况为准。
6、服务日志信息：包括您输入的搜索关键词、操作（上传、浏览、收藏、移动、删除）文件的记录、文件大小/类型/ID、IP地址、使用的语言、分享链接、分享链接被他人打开/下载、应用/功能崩溃等日志记录。
7、账号信息：包括您的企业ID、企业名称、用户ID、用户昵称。
8、去标识化：指个人信息经过处理，使其在不借助额外信息的情况下无法识别特定自然人的过程。
9、匿名化：指个人信息经过处理无法识别特定自然人且不能复原的过程。
二、 我们如何收集和使用您的个人信息
由于企业文件管理是提供给使用阿里云企业文件管理的企业/组织用于员工工作场景的手机终端软件/Web 端应用，为了向企业/组织提供企业文件管理服务，维护企业文件管理服务的正常运行，改进及优化我们的服务体验并保障您的帐号安全，我们会收集如下两种您使用企业文件管理以及使用方式的信息，并将这些信息进行关联：
为实现向您提供我们产品及/或服务的基本功能，及履行法律法规规定的义务，您须授权我们收集、使用的必要的信息。如您拒绝提供相应信息，您将无法正常使用我们的产品及/或服务；
为实现向您提供我们产品及/或服务的附加功能，您可选择单独同意或不同意我们收集、使用的信息。如您拒绝提供，您将无法正常使用相关附加功能或无法达到我们拟达到的功能效果，不会影响您使用我们的基本功能。
我们在此特别提醒您：我们致力于打造多样的产品及/或服务以满足您的需求。因我们向您提供的产品及/或服务种类众多，且不同用户选择使用的具体产品及/或服务范围存在差异，故基本功能或附加功能及对应收集使用的信息类型、范围会有所区别，请以具体的产品及/或服务功能为准。
我们为您提供的功能场景包括：
（一）基本功能
１、向您提供技术服务
在您使用服务过程中我们会收集以下信息：
（1）设备信息
我们会接收并记录您所使用的设备相关信息（包含设备名称、品牌、型号、操作系统、分辨率、广告标识符、设备设置、唯一设备识别字、DEVICE_ID、IMEI信息、IMSI、设备MAC地址、软件列表、设备序列号、androidID、主板地址、应用列表、OAID、MEID）、设备所在位置相关信息（IP位址、LBS），用来生成设备唯一标识符，便于设备信息统计，故障诊断。
（2）日志信息
当您使用我们的产品或服务时，我们会自动收集您对我们服务的详细使用情况，作为有关网路日志保存。包括您的IP地址、运行日志、网络类型、电信运营商、使用的语言、访问日期和时间。
请注意，单独的设备信息、日志信息是无法识别特定自然人身份的信息。如果我们将这类非个人信息与其他信息结合用于识别特定自然人身份，或者将其与个人信息结合使用，则在结合使用期间，这类非个人信息将有可能被视为个人信息，除取得您授权或法律法规另有规定外，我们会将该类个人信息做匿名化、去标识化处理。
（二）附加功能服务
１、基于系统权限的附加功能
您可在您的设备“设置”或我们客户端“我的-设置-关于我们-系统权限管理”中逐项查看上述权限的状态，可自行决定这些权限随时的开启或关闭。
请您注意，您开启任一权限即代表您授权我们可以收集和使用相关个人信息来为您提供对应服务，您一旦关闭任一权限即代表您取消了授权，我们将不再基于对应权限继续收集和使用相关个人信息，也无法继续为您提供该权限所对应的服务。您关闭权限的决定不会影响此前基于您的授权所进行的信息收集及使用。
2、Cookies和同类技术的使用
为使您获得更轻松的访问体验，您使用企业文件管理时，我们可能会通过采用各种技术收集和存储您访问企业文件管理的相关数据，在您访问或再次访问企业文件管理时,我们能识别您的身份，并通过分析数据为您提供更好更多的服务。包括使用小型数据档案识别您的身份，这么做是为了解您的使用习惯，帮您省去重复输入帐户信息的步骤，或者说明判断您的帐户安全。这些数据档案可能是Cookie、localStorage、sessionStorage，或您的浏览器或关联应用程序提供的其他本机存放区（统称“Cookie”）。
请您理解，我们的某些服务只能通过使用Cookie才可得到实现。如果您的浏览器或浏览器附加服务允许，您可以修改对Cookie的接受程度或者拒绝企业文件管理的Cookie，但拒绝企业文件管理的Cookie在某些情况下您可能无法使用依赖于cookie的企业文件管理的部分功能。
3、为您提供AI助手功能
当您使用本服务的AI助手功能时，我们会自动接收并记录您与AI助手对话时所上传、输入的对话信息并上传至服务端进行处理，以便AI助手根据您上传、输入的信息向您输出内容，实现AI交互对话和执行您的指令。同时，我们会同步留存您与AI助手的对话记录，便于您查看和管理。您基于AI助手功能上传、生成的信息完全由您所有及控制，除本协议所列使用场景及目的外，我们不会存储，也不会将其用于其他任何非经您授权的场景，包括不会用于模型训练。
（三）为您提供安全保障收集信息
为提高您使用我们服务的安全性，保护您或其他用户或公众的人身财产安全免遭侵害，更好地预防钓鱼网站、欺诈、网路漏洞、电脑病毒、网路攻击、网路侵入等安全风险，更准确地识别违反法律法规的情况，我们可能收集或者通过在手机终端软件中嵌入我们关联公司开发的应用安全SDK收集您的账号信息、服务使用信息、设备信息、服务日志信息，来综合判断您帐户风险、进行身份验证、检测及防范安全事件，并依法采取必要的记录、审计、分析、处置措施。
（四）收集和使用个人信息的其他规则
您理解并同意，如我们未在上述场景中明示您需要收集的个人信息，我们将会通过页面提示、交互设计等方式另行向您明示信息收集的内容、范围和目的并征得您同意。
三、数据使用过程中涉及的合作方及转移、公开个人信息
（一）数据使用过程中涉及的合作方
1、基本原则
我们与合作方合作时，将遵守以下原则：
（1）合法正当与最小必要原则：数据处理应当具有合法性基础，具有正当的目的，并以实现处理目的最小范围为限。
（2）用户知情权与决定权最大化原则：数据处理过程中充分尊重用户对其个人信息处理享有的知情权与决定权。
（3）安全保障能力最强化原则：我们将采取必要措施保障所处理个人信息的安全，审慎评估合作方使用数据的目的，对这些合作方的安全保障能力进行综合评估，并要求其遵循合作协议的有关要求。
2、合作方的范围
若具体功能和场景中涉及由我们的关联方、第三方提供服务，则合作方范围包括我们的关联方与第三方。
3、委托处理
我们可能委托授权合作方处理您的个人信息，以便授权合作方代表我们为您提供某些服务或履行职能。我们仅会出于本政策声明的合法、正当、必要、特定、明确的目的委托其处理您的信息，授权合作方只能接触到其履行职责所需信息，且我们将会通过协议要求其不得将此信息用于其他任何超出委托范围的目的。如果授权合作方将您的信息用于我们未委托的用途，其将单独征得您的同意。
4、共同处理
对于共同处理个人信息的场景，我们会与合作方根据法律规定签署相关协议并约定各自的权利和义务，确保在使用相关个人信息的过程中遵守法律的相关规定、保护数据安全。
5、合作场景
（1)SDK使用
为保障我们客户端的稳定运行、功能实现，使您能够使用和享受更多的服务及功能，我们的应用中会嵌入授权合作方的SDK或其他类似的应用程序。我们会对授权合作方获取有关信息的应用程序接口（API）、SDK进行严格的安全检测，并与授权合作方约定严格的数据保护措施，令其按照本政策以及其他任何相关的保密和安全措施来处理个人信息。授权合作方单独取得您同意的除外。
（二）转让
我们不会将您的个人信息转让给任何公司、组织和个人，但以下情况除外：
1、在获取明确同意的情况下转让：获得您的明确同意后，我们会向其他方转让您的个人信息。
2、在企业文件管理服务提供者发生合并、收购或破产清算情形，或其他涉及合并、收购或破产清算情形时，如涉及到个人信息转让，我们会要求新的持有您个人信息的公司、组织继续受本政策的约束，否则我们将要求该公司、组织和个人重新向您征求授权同意。
（三）公开披露
我们仅会在以下情况下，公开披露您的个人信息：
1、获得您明确同意或基于您的主动选择，我们可能会公开披露您的个人信息；
2、如果我们确定您出现违反法律法规或严重违反企业文件管理相关协定规则的情况，或为保护企业文件管理及其关联公司用户或公众的人身财产安全免遭侵害，我们可能依据法律法规或企业文件管理相关协定规则征得您同意的情况下披露关于您的个人信息，包括相关违规行为以及企业文件管理已对您采取的措施。
（四）停止运营
如果我们停止运营产品及/或服务，将及时停止继续收集您的个人信息。我们会逐一送达通知或以公告的形式向您发送停止运营的告知，并对我们所持有的与已关停的产品及/或服务相关的个人信息进行删除或匿名化处理。
（五）共享、转让、公开披露个人信息时事先征得授权同意的例外
以下情形中，共享、转让、公开披露您的个人信息无需事先征得您的授权同意：
1、与国家安全、国防安全有关的；
2、与公共安全、公共卫生、重大公共利益有关的；
3、与犯罪侦查、起诉、审判和判决执行等司法或行政执法有关的；
4、出于维护您或其他个人的生命、财产等重大合法权益但又很难得到本人同意的；
5、您自行向社会公众公开的个人信息；
6、从合法公开披露的信息中收集个人信息的，如合法的新闻报导、政府信息公开等管道。
请您注意，根据法律规定，共享、转让经匿名化处理的个人信息，且确保数据接收方无法复原并重新识别个人信息主体的，不属于个人信息的对外共享、转让及公开披露行为，对此类数据的保存及处理将无需另行向您通知并征得您的同意。
四、信息的存储
（一）存储期限
我们只会在达成本政策所述目的所需的期限内保留您的个人信息，除非法律有强制的留存要求。
我们判断个人信息的存储期限主要依据以下标准：
1、完成与您相关的交易目的、维护相应交易及业务记录，以应对您可能的查询或投诉；
2、保证我们为您提供服务的安全和质量；
3、您是否同意更长的留存期间；
4、是否存在关于保留期限的其他特别约定或法律法规规定。
在超出保留期间后，我们会根据适用法律的要求删除或匿名化处理您的个人信息。
（二）存储位置
我们在中华人民共和国境内运营中收集和产生的个人信息，将存储在中国境内。以下情形下，我们会在履行法律规定的义务后，向可能的境外实体提供您的个人信息：
1、适用的法律有明确规定；
2、获得您的单独同意；
3、您作为一方当事人的跨境电子商务交易及其他类型合同订立和履行所必需的。
针对以上情形，我们会按照本政策依法保护您的个人信息安全。
（三）存储安全
1、数据保护技术措施
我们已采取符合业界标准、合理可行的安全防护措施保护您的信息，防止个人信息遭到未经授权访问、公开披露、使用、修改、损坏或丢失。我们会使用加密技术提高个人信息的安全性，在您的浏览器与服务器之间交换数据时受 SSL协议加密保护，我们提供HTTPS协议安全浏览方式；我们会使用受信赖的保护机制防止个人信息遭到恶意攻击；我们会部署访问控制机制，尽力确保只有授权人员才可访问个人信息。
2、数据保护管理组织措施
我们建立了行业内先进的以数据为核心、围绕数据生命周期进行的数据安全管理体系，从组织建设、制度设计、人员管理及产品技术的维度提升个人信息的安全性。我们已经设置了个人信息保护专职部门。我们通过培训课程和考试，不断加强员工对于保护个人信息重要性的认识。
3、个人信息安全事件的响应
如果我们的物理、技术或管理防护设施遭到破坏，导致信息被非授权访问、公开披露、篡改或毁坏，导致您的合法权益受损的，我们会及时启动应急预案，采取合理必要的措施，以尽可能降低对您个人的影响。如发生个人信息安全事件，我们还将按照法律法规的要求向您告知安全事件的基本情况和可能的影响、我们已采取或将要采取的处置措施、您可自主防范和降低风险的建议、对您的补救措施。我们将以短信、电话、推送通知及其他合理渠道告知您，难以逐一告知的，我们会采取合理、有效的方式发布公告。同时，我们还将按照监管部门要求，上报个人信息安全事件的处置情况。
4、密码保护提示
互联网并非绝对安全的环境，使用企业文件管理时请使用复杂密码，协助我们保证您的帐号安全。我们将合理商业努力保障您发送给我们的任何信息的安全性。如果我们的物理、技术或管理防护设施遭到破坏，导致信息被非授权访问、公开披露、篡改或毁坏，导致您的合法权益受损，我们将承担相应的法律责任。
互联网环境并非百分之百安全，尽管我们有这些安全措施，但请注意在互联网上不存在“完善的安全措施”，我们将基于正常的商业努力确保您的信息的安全。
五、如何管理您的信息
企业文件管理是为使用阿里云企业文件管理的企业/组织提供的配套的员工手机终端软件/Web 端应用，并非独立的服务，信息查询、管理及账户注销的功能暂不向个人用户开放，如您需要对个人信息进行修改、删除或对账户进行注销，请您联络您的企业管理员在后台进行操作，企业管理员可以通过“控制台首页-管理控制台”对您的信息做出更改，该修改操作在企业管理员注销完成后15个工作日内生效。企业账号的注销由管理员在阿里云官网通过“订单管理-退费”进行操作，并于操作完成后的15个工作日内生效。您可以通过第七条的联系方式联系我们，我们将在15天之内响应您的请求。
六、本政策如何更新
我们的隐私政策可能变更。未经您明确同意我们不会限制您按照本隐私政策所应享有的权利。对于本政策的重大变更，我们会提供显著的通知（包括公告通知甚至向您提供弹窗提示）。
本政策所指的重大变更包括但不限于：
1、我们的服务模式发生重大变化。如处理个人信息的目的、处理个人信息的类型以及个人信息的使用方式等；
2、我们在控制权、组织架构等方面发生重大变化。如并购重组等引起的控制者变更等；
3、个人信息共享、转让或公开披露的主要对象发生变化；
4、您参与个人信息处理方面的权利及其行使方式发生重大变化；
5、我们负责处理使用者信息安全的责任部门、联络方式及投诉管道发生变化时；
6、使用者信息安全影响评估报告表明存在高风险时。
我们还会将本政策的历史版本在专门页面存档，供您查阅。
七、如何联系我们
如果您对企业文件管理的隐私保护政策或数据处理有任何疑问、意见或建议，您可通过阿里云的工单、建议提交平台（https://connect.aliyun.com/）或客服电话（95187）与我们联系，我们将在15天之内响应您的请求。
如果您对我们的回复不满意，特别是您认为我们的个人信息处理行为损害了您的合法权益，您还可以通过向被告住所地有管辖权的法院提起诉讼来寻求解决方案。
